Hinweise zur elektronischen Kommunikation

Rechtsverbindliche elektronische Kommunikation mit der Gemeinde Holzwickede

 

Die Gemeinde Holzwickede eröffnet den elektronischen Zugang (d.h die Möglichkeit zur Übermittlung elektronischer Dokumente) zur Gemeindeverwaltung für eine rechtsverbindliche elektronische Kommunikation zwischen Bürgerinnen, Bürgern, juristischen Personen des privaten und öffentlichen Rechts und der Verwaltung im Sinne des § 3a VwVfG NRW.

 

Die Gemeinde Holzwickede bietet Ihnen neben dem elektronischen Kontaktformular zwei weitere Möglichkeiten zur elektronischen Kommunikation an:

• E-Mail über die zentrale E-Mail-Adresse

• De-Mail über die zentrale De-Mail-Adresse

Die Nutzung dieser Kommunikationswege erfolgt unter den nachfolgenden Rahmenbedingungen.

 

Die Rechtsverbindlichkeit einer E-Mail ergibt sich dann, wenn durch Gesetz die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift vorgeschrieben ist. Die geforderte Unterschrift kann durch die sogenannte elektronische Signatur ersetzt werden. Die bei der Gemeinde Holzwickede eingehende elektronische Form entwickelt dabei die gleiche Rechtswirkung wie die unterschriebene Papierform.

 

1) E-Mail

Formfreie und nicht vertrauliche elektronische Kommunikation per E-Mail

Einfache Anliegen, Hinweise, Beschwerden sowie Terminanfragen, also alles, was keine eigenhändige Unterschrift benötigt und nicht vertraulich ist, können Sie einfach per E-Mail an uns schicken.

 

Unverschlüsselte E-Mails sind jedoch wie Postkarten auf dem Übertragungsweg quer durchs Internet für unberechtigte Dritte lesbar und können grundsätzlich auch verändert werden.

 

Aufgrund dieser generellen Übertragungsrisiken und der Verwendung von SPAM-Filtern kann die Gemeinde Holzwickede keine Gewähr dafür bieten, dass Ihre E-Mail tatsächlich hier eintrifft. Das Zustellrisiko trägt der Absender. Sollten Sie innerhalb von 14 Tagen keine Rückmeldung erhalten, wird empfohlen, sich erneut an die Gemeindeverwaltung zu wenden, ggf. auf einem anderen Kommunikationsweg (Briefpost, Telefax, Telefon).

 

2) De-Mail - vertrauliche und Schriftform ersetzende elektronische Kommunikation

 

Die Gemeinde Holzwickede ist für vertrauliche oder die Schriftform ersetzende elektronische Kommunikation auch per De-Mail erreichbar. De-Mail ermöglicht den verschlüsselten und authentifizierten Versand von Mails und Dateianhängen. Zum Ersatz einer gesetzlich vorgeschriebenen Schriftform ist die besondere Form der absenderbestätigten De-Mail erforderlich. Die zentrale Eingangsadresse ist:

 

Zum Versand einer De-Mail müssen Sie über ein eigenes De-Mail-Konto verfügen.

 

3) Zulässige Dateiformate für Dateianhänge (von E-Mail und De-Mail)

Möchten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Verwaltung versenden, beachten Sie bitte, dass wir nicht alle auf dem Markt verfügbaren Dateiformate und Anwendungen unterstützen können. Folgende Dateiformate können jeweils ohne Makros verarbeitet werden:

• Adobe Acrobat (.pdf)

• Rich Text Format (.rtf)

• Microsoft Word (.doc, .docx)

• Microsoft Excel (.xls, .xlsx)

• Textdateien (.txt)

• Bilddateien (.jpg, .tif)

• Komprimierte Dateien ohne Passwortschutz (.zip)

Verwenden Sie abweichende Dateiformate, kann die Mail gegebenenfalls nicht bearbeitet werden. Bitte beachten Sie, dass diese Liste laufend aktualisiert wird.

 

Größenbeschränkung für E-Mails

Die Größe der annehmbaren E-Mails wird auf 5 Megabyte beschränkt.